这次广州市番禹区的领导来访，时机不巧，咨委会的理事长林铭刚好要在国内参加重要会议和逗留。番禹区的大学城有个合作意向书要和硅谷科技协会签订！另外，咱们咨委会有个网络安全的项目显然引起了这个代表团的兴趣，他们前来与那家公司也要签订合作意向！
范博士再三吩咐，这些贵宾很重要哦，请务必款待！范太太特意请假帮忙。秘书长杨放十几年来是硅谷科技协会热心人了，她可以介绍协会的历史。
我们提前一个星期得到代表团全体贵宾的名单，以及他们旅程计划的准确到来时间。我们几人开会，按照一份预备工作的清单，立即落实了几样最重要的事项：
1. 杨秘书长电话联系邀请那天可能出席签约仪式的人员，确定总共要预备13位或14位贵宾的饭食。
2. 范博士的夫人惜吟姐表示愿意负责烧饭菜，所以定下菜单，Brian答应帮忙买菜。她的烹调手艺我们以前常常享受，只要研究所里不那么忙，这位生物基因学的博士总是大力支持丈夫的工作。
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| 杨秘书长用自己预备的PPT介绍硅谷科技协会 |
3. 这次杨放秘书长需要预备一份简单的历史介绍资料。前几次我们都为贵宾放映科技协会15周年的纪念影片，但那个影片制作得不太好，照片太多，飞的太快，说明太少，观众看完后印象并不深。杨秘书长打开手提电脑，从众多的照片中挑选，起草一份PPT演示文件。这份文件在以后的各种活动中一定可以重复使用！
接下来的准备工作都比较简单，修改PPT，准备欢迎和介绍嘉宾的发言，制作桌上摆设的名牌，费点心思布置一下会议室的盆景等等。但我们有点担心天气，因为天气预报总说这几天有疾風暴雨，高速公路上不知什么地方就会忽然积水，阻塞交通。真希望他们下车时不会赶上瓢泼大雨。
范博士在微信群里说，他通知了智能交通项目的吴博士前来会见代表团。接待的前一天晚上，晰玮和那位要签约的李总裁联络，请他注意路况，小心驾驶。他表示会带一位同事过来，又因为赶下午航班的关系，不能留下来吃午餐，必须在签约仪式之后，中午1点钟左右立即离开。
我们的议程如果准时执行，应该是在12点50分结束。只要代表团来的路上不因为天气恶劣拖延时间就好，我们可以为李总裁包一个便当。
星期二一早，我们约好9点半到办公室作最后的准备工作。杨秘书长希望能提前把她的PPT再预演一遍，以确保时间不超过15分钟。可是因为下雨交通路况不好，晰玮迟到了10分钟。杨秘书长住得比较远，在晰玮后面大约10分钟的车程--她是早早上路的，可是她遇到另外一段公路上也有积水。
杨放秘书长抵达公司的时候，晰玮已经把台卡印出来交给小李去裁剪摆放，又把整个过程的串词印出来了。她仔细查看准备事项的清单，临时发现欢迎的字幕还没有准备好，赶快找出背景图来制作一张。
预演需要打开投影仪，一时找不到Brian，晰玮和杨放两人都不会开投影仪，所有的接线方式和遥控都不工作，真着急！Brian终于来了，他其实也不太熟，…用微软电脑不行，最后总算把杨放秘书长苹果机中的影像成功投射出来。可他用的不是复制屏幕，而是把演示者屏幕和幻灯片放映分开的屏幕。
我们没有时间从头到尾串一遍了，我们打开PPT。杨秘书长预演的时候又发现PPT有需要改动的地方，赶快临时修改。其实我们还忘了一件事：PPT的第一张和最后一张幻灯片都应该是欢迎的字幕才对。杨秘书长演示完毕，霍部长上去讲话的时候，晰玮才发觉屏幕上的画面不对。她试图摆弄电脑，关掉屏幕上那个不要的图像，但她不会弄，因为那不是复制的屏幕！
吴博士提前来到会所，他的公司几年前和番禺有合作的。我们商议要好好再介绍一下吴博士的专业。其实杨放在选照片的时候，已经选用了一张番禺项目的合影，准备强调过去的合作。
在介绍到那张照片的时候，我们发现照片的标题正是“ 2011年番禺交通规划一体化国际交流峰会“，吴博士的项目！果然，吴博士上前，从那张许多人领导人的合影中，指着其中一个人说，”我就在这里“。霍部长在后面发言的时候，反复提到国内和番禹对智能交通规划的需要，我们印象最深的有两句话：番禹和国外有深度合作的可能性，以后的合作会向高科技方向发展；鉴于国内人口密集、交通拥挤的现状，欢迎美国的交通规划的先进技术到番禺！
杨放秘书长在介绍我方嘉宾的时候，特别提到范群太太陈惜吟是生物学博士，现在美国国家联合基因研究室做研究工作，今天因着热心特意请假，亲手为大家烹制丰盛的午餐。大家都很受感动，纷纷向陈博士表示敬意。在吃饭的时候，霍部长特别站起来，走到陈博士那里向她敬酒。
整个签约仪式大致是按照预定的时间表的，12点开始，12点50分结束，接下来用餐。代表团从路上来，直到离开的时候，天都没有下雨！我们吃饭的时候，从窗子向外看，竟然有些蓝天呢。大家都非常开心，霍部长离开的时候对我们说，来这里感到你们的人都非常的友好和温暖…以后一定会常常来往的。对，我们就是希望今后有进一步的实际合作！
